Grups de Whatsapp de feina i RGPD

Ara que som a l’estiu, els grups del col·legi dels nens ja estan més tranquils (pràcticament en silenci), però què passa amb els WhatsApps d’empreses i amb els grups de WhatsApp de la feina? Compleixen l’RGPD?

El número de telèfon és una dada personal?

Efectivament, el nostre número de telèfon mòbil es considera “dada personal”; segons es defineix a l’article 4.1 del Reglament General de Protecció de dades (RGPD).

Per tant, les normes de protecció de dades del RGPD també s’apliquen a WhatsApp (en totes les versions: WhatsApp Messenger i WhatsApp Business), igual que a altres canals de comunicació com el correu electrònic i els SMS.

Una empresa pot utilitzar WhatsApp?

WhatsApp és l’aplicació de missatgeria mòbil que compta amb un nombre més gran d’usuaris (2.000 milions) i, per aquest motiu, moltes empreses la fan servir per comunicar-se tant amb els seus clients com amb els seus empleats.

Una empresa pot utilitzar WhatsApp per a comunicacions internes i, fins i tot comercials, sempre que compleixi el Reglament General de Protecció de Dades (RGPD).

Per tant, és fonamental que les empreses informin els interessats sobre el tractament de les seves dades i s’han d’assegurar que WhatsApp no utilitzarà aquesta informació per a fins no autoritzats.

Així doncs, per a les comunicacions amb els seus treballadors, l’empresa pot fer servir WhatsApp Messenger (el que fem servir per a les nostres comunicacions personals) Mentre que, per a les comunicacions amb clients, ha d’usar WhatsApp Business.

WhatsApp Business i Protecció de Dades

WhatsApp Business és una versió de l’app dissenyada especialment per a la comunicació de les empreses amb els clients, però recull les mateixes dades personals que la versió Messenger: nom, número de telèfon, foto de perfil i ubicació.

Pel que fa a la versió estàndard, WhatsApp Business ofereix funcionalitats addicionals:

• Automatització de respostes.
• Creació de catàlegs de productes.

En matèria de protecció de dades, l’empresa que fa servir WhatsApp Business és la Responsable del tractament (art. 4.7 del RGPD) i, per tant, ha de garantir que les dades personals comunicades a través de l’aplicació compleixen amb la normativa i ha de:

• Informa els usuaris sobre com es tractaran les dades.
• Obtenir el consentiment explícit per enviar missatges de màrqueting.
• Assegurar-se que qualsevol tractament de dades sigui transparent i limitat a les finalitats per a les quals es va obtenir el consentiment.
• Assegureu-vos que WhatsApp compleix el seu rol d’Encarregat del tractament (art. 28.1 de l’RGPD).

Sense consentiment, no hi ha grups de WhatsApp de feina

L’Agència Espanyola de Protecció de Dades (AEPD) ha qualificat com a infracció greu (de 40.001 a 300.000 euros) incloure en un grup de WhatsApp una persona sense el seu consentiment.

Aquesta decisió, que no afecta l’àmbit domèstic i familiar, busca protegir la privadesa de les dades personals i alhora la finalitat amb què aquestes se cedeixen.   

Excepció: contacteu amb els empleats en cas d’emergència

La Sentència 257/2024 del Tribunal Suprem proclama que és lícit que les empreses reclamin dades personals (número de telèfon mòbil i correu electrònic personal) als seus empleats que teletreballin per poder contactar-hi en cas d’“urgències del servei”.

Els magistrats no eximeixen la companyia d’usar els mitjans corporatius per comunicar-se amb els empleats; tot i sol·licitar-los el mòbil i el correu electrònic personals.

Però la Sentència aprecia que, en casos d’emergència, els mitjans corporatius poden no estar disponibles i l’empresa ha de poder contactar amb els treballadors.

El Suprem considera que no és desproporcionat que les empreses demanin aquestes dades als treballadors; sempre que no abusin del seu ús i no vulnerin el dret a la desconnexió digital.

Què és el dret a la desconnexió digital?

Tal com us explicàvem en un post anterior, el dret a la desconnexió digital és un dret que tenen tots els empleats a no connectar-se a cap dispositiu digital, de caràcter professional, durant els descansos o fora de l’horari laboral (aquí s’inclouen les vacances i els permisos).

Per tant, aquest dret legitima els treballadors a no respondre correus electrònics, trucades, WhatsApps, videotrucades o qualsevol tipus de comunicació digital fora de la seva jornada laboral.

Aquest dret s’aplica a tots els empleats; independentment de la modalitat de treball (presencial o teletreball), tipus de contracte o qualsevol altra condició laboral concreta.

La Resolució 257/2014 del Tribunal Suprem no deroga el dret a la desconnexió digital, però recorda que no és un dret absolut.

Davant de situacions urgents, si s’ha acordat l’ús del mòbil personal i s’actua dins de l’horari laboral i amb proporcionalitat, el contacte puntual està legalment emparat.

Autora: Sandra Santiago, Advocada.

Si necessites ajuda o consulta, contacta’ns!

Informació sobre protecció de dades

Denominació social
LEGAL IT GLOBAL 2017, SLP
Finalitat
Prestar el servei.
Enviament del Butlletí informatiu.
Legitimització
Compliment de la prestació de servei.
Consentiment.
Destinataris
Les teves dades no seran compartides amb cap tercer, excepte aquells proveïdors de serveis amb els que disposem d’un contracte de serveis vigent.
Drets
Pots accedir, rectificar o suprimir les dades, així com exercir els drets que s’esmenten en la nostra Política de Privacitat.
Més informació
Consulta la Política de Privacitat.