Grupos de Whatsapp de trabajo y RGPD
Ahora que estamos en verano, los grupos del colegio de los niños ya están más tranquilos (prácticamente en silencio), pero ¿qué pasa con los WhatsApps de empresas y con los grupos de WhatsApp del trabajo? ¿Cumplen el RGPD?
¿El número de teléfono es un dato personal?
Efectivamente, nuestro número de teléfono móvil se considera “dato personal”; según se define en el artículo 4.1 del Reglamento General de Protección de datos (RGPD).
Por lo tanto, las normas de protección de datos del RGPD también se aplican a WhatsApp (en todas sus versiones: WhatsApp Messenger y WhatsApp Business), al igual que a otros canales de comunicación como el correo electrónico y los SMS.
Una empresa, ¿puede usar WhatsApp?
WhatsApp es la aplicación de mensajería móvil que cuenta con un mayor número de usuarios (2.000 millones) y, por este motivo, muchas empresas la usan para comunicarse tanto con sus clientes y como con sus propios empleados.
Una empresa puede utilizar WhatsApp para comunicaciones internas e, incluso comerciales, siempre que cumpla con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Por lo tanto, es fundamental que las empresas informen a los interesados sobre el tratamiento de sus datos y se deben asegurar de que WhatsApp no usará dicha información para fines no autorizados.
Así pues, para las comunicaciones con sus trabajadores, la empresa puede usar WhatsApp Messenger (el que usamos para nuestras comunicaciones personales). Mientras que, para las comunicaciones con clientes, debe usar WhatsApp Business.
WhatsApp Business y Protección de Datos
WhatsApp Business es una versión de la app diseñada especialmente para la comunicación de las empresas con los clientes pero recoge los mismos datos personales que la versión Messenger: nombre, número de teléfono, foto de perfil y ubicación.
Con respecto a la versión estándar, WhatsApp Business ofrece funcionalidades adicionales:
- Automatización de respuestas.
- Creación de catálogos de productos.
En materia de protección de datos, la empresa que usa WhatsApp Business es la Responsable del tratamiento (art. 4.7 del RGPD) y, por lo tanto, debe garantizar que los datos personales comunicados a través de la aplicación cumplen con la normativa y debe:
- Informa a los usuarios sobre cómo se tratarán sus datos.
- Obtener el consentimiento explícito para enviarles mensajes de marketing.
- Asegurarse de que cualquier tratamiento de datos sea transparente y limitado a los fines para los que se obtuvo el consentimiento.
- Asegurarse que WhatsApp cumple con su rol de Encargado del tratamiento (art. 28.1 del RGPD).
Sin consentimiento, no hay grupo de WhatsApp
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha calificado como infracción grave (de 40.001 a 300.000 euros) incluir en un grupo de WhatsApp a una persona sin su consentimiento.
Esta decisión, que no afecta al ámbito doméstico y familiar, busca proteger la privacidad de los datos personales y a la vez que la finalidad con la que éstos se ceden.
Excepción: contactar con los empleados en caso de emergencia
La Sentencia 257/2024 del Tribunal Supremo proclama que es lícito que las empresas reclamen datos personales (número de teléfono móvil y correo electrónico personal) a sus empleados que teletrabajen para poder contactar con ellos en caso de “urgencias del servicio”.
Los Magistrados no eximen a la compañía de usar los medios corporativos para comunicarse con los empleados; a pesar de solicitarles el móvil y el correo electrónico personales.
Pero la Sentencia aprecia que, en casos de emergencia, los medios corporativos pueden no estar disponibles y la empresa ha de poder contactar con sus trabajadores.
El Supremo considera que no es desproporcionado que las empresas pidan estos datos a sus trabajadores; siempre que no abusen de su uso y no vulneren el derecho a la desconexión digital.
¿Qué es el derecho a la desconexión digital?
Tal y como os explicábamos en un post anterior, el derecho a la desconexión digital es un derecho que tienen a todos los empleados a no conectarse a ningún dispositivo digital, de carácter profesional, durante sus descansos o fuera del horario laboral (aquí se incluyen las vacaciones y los permisos).
Por tanto, este derecho legitima a los trabajadores a no responder correos electrónicos, llamadas, WhatsApps, videollamadas o cualquier tipo de comunicación digital fuera de su jornada laboral.
Este derecho se aplica a todos los empleados; independientemente de la modalidad de trabajo (presencial o teletrabajo), tipo de contrato o cualquier otra condición laboral concreta.
La Resolución 257/2014 del Tribunal Supremo no deroga el derecho a la desconexión digital, pero recuerda que éste no es un derecho absoluto.
Ante situaciones urgentes, si se ha acordado el uso del móvil personal y se actúa dentro del horario laboral y con proporcionalidad, el contacto puntual está amparado legalmente.
Autora: Sandra Santiago, Abogada
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