Política de Privacitat per a una empresa

LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD DE TU PROYECTO EN 4 PASOS

La redacción de la Política de Privacidad, en cualquier proyecto empresarial o en una startup, suele ser un dolor de cabeza para los emprendedores.

Con el boom del comercio electrónico de este año 2020 que estamos a punto de cerrar, son muchos los proyectos que nacen en un entorno exclusivamente online o empresas tradicionales que han apostado decididamente por su digitalización.

Disponer de una Política de Privacidad comprensible y adecuada a los requisitos del RGPD, es algo básico para la suerte del negocio digital, y es muy extraño pensar en un proyecto empresarial hoy en día en que no se pidan datos personales, especialmente en el mundo B2C: el alta en Newsletters, un formulario de contacto o la compra de productos son unos ejemplos de prácticas muy habituales en que se recogen datos personales y que requieren pensar bien cómo debe ser tu Política de Privacidad. 

No hace falta que os cuente que no tener Política de Privacidad en tu web, es motivo de sanción, tal y como se ha ocupado de recordarnos la AEPD en una reciente resolución en la que sancionó a un médico con 2000 € por no tener Política de Privacidad.

En este post te voy a contar 4 simples pasos para configurar tu Política de Privacidad y, efectivamente, son cosas que debes pensar tú como empresario o emprendedor ya que, aunque habitualmente se contrate (en el mejor de los casos) un especialista en RGPD o protección de datos, él o ella no entiende tu negocio y en consecuencia no sabe qué planes tienes en relación a los datos que seas capaz de recopilar. Antes de los 4 pasos sin embargo, la pregunta del millón:

¿Y si copio cualquier Política de Privacidad que me parezca “seria” y pongo en nombre de mi empresa?

La tentación es grande pero el error también. Por muy seria que te parezca la empresa en la que quieras “inspirarte”, te aseguro que el uso de los datos que ésta realice, no tiene nada que ver con el tuyo, así que piénsalo dos veces antes de recurrir a ciertas inspiraciones.

Ahora sí, los 4 pasos para tener una buena Política de Privacidad:

PASO 1: Piensa bien qué quieres hacer con los datos recogidos en un tiempo.

No sería el primer caso en que se usa una Política de Privacidad “estándar” para recoger datos personales en un proceso de compra informando que solo se usarán los datos para gestionar el pedido, y un tiempo más tarde (y con toda lógica), se decide que se quiere hacer un uso comercial de esos datos.

Sino lo has pensado antes, cambiar o modificar la finalidad del tratamiento de los datos, puede ser un problema. Por ello, como digo, cuando pongas un formulario de recogida de datos, sea el que sea, piensa qué usos posibles prevés de esos datos para evitar este tipo de problemas.

PASO 2: Usa un lenguaje claro y transparente.

Recientemente la AEPD ha vuelto a recordarnos que expresiones tan habituales como que usaremos los datos “para conocerte mejor” o “para ofrecerte productos adecuados a ti”, no se consideran suficientemente claras. Evita términos vagos y terminología excesivamente legal.

Una buena Política de Privacidad puede ser incluso un factor diferenciador de tus competidores por lo que piensa un poco en ella, más allá de colgar, sin cuestionarlos, los textos que te haya facilitado el abogado en que hayas confiado este asunto. Él puede conocer la norma pero sólo tú sabes que “tono” quieres dar a tu proyecto, también a algo tan “aburrido”, como una Política de Privacidad.

PASO 3: Asegúrate que la Política de Privacidad se acepta expresamente.

No uses, ni casillas pre-marcadas ni casillas sin marcar con textos como “No autorizo el uso de mis datos” o “No quiero…”. La aceptación debe ser expresa, en otras palabras, sino marcan la casilla, no se envían los datos, así de sencillo.

Si además quieres hacer cosas distintas con los datos, debes valorar que existan tantas casillas como usos preveas. Te recuerdo también que tienes la obligación legal de demostrar que la persona te ha dado el consentimiento guardando las evidencias necesarias.

PASO 4: Implementa la información en doble capa.

Aunque a fecha de hoy aún se ve poco, recuerda que es obligatorio que en el formulario de recogida de datos incluyas la información mínima de la Política de Privacidad, dando acceso al texto completo para quien quiera consultarlo. Esto se conoce como la información en dos capas. Como digo aún se ve poco y la AEPD no lo ha sancionado, aunque sea obligatorio como he mencionado.

El momento de creación de un negocio o startup suele estar marcado por la efervescencia y creatividad poco dada a pensar en temas legales como ese; pensar en estos 4 puntos puede ahorrarte problemas futuros y en algunos casos, costes añadidos e inesperados.

Si quieres que evaluemos tu negocio o proyecto para crear la mejor Política de Privacidad para ti, contáctanos.

La legalidad de tu empresa,
en las mejores manos


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