Ús de Whatsapp a l’entorn laboral

L’ús de Whatsapp a l’entorn laboral és un fenomen creixent i de difícil control per part de les empreses, cosa que, sens dubte, dóna multitud de dubtes legals en relació amb el grau de compliment amb l’RGPD i la normativa de protecció de dades.

Els meus empleats poden utilitzar Whatsapp per comunicar-se amb els clients? I l’empresa es pot comunicar amb els treballadors per aquest mitjà? I els treballadors poden compartir informació de clients per Whatsapp? Hi ha diferències entre Whatsapp personal i Whatsapp Business? Anem per parts:

Per fer aquesta anàlisi crec que és important diferenciar entre el tipus o tipus de comunicacions possibles:

a) Comunicació unidireccional empresa-clients o leads.

b) Comunicació multidireccional empresa-treballadors-empresa.

c) Comunicació entre treballadors compartint dades o informació de clients, pacients, leads, etc.

Whatsapp a l’entorn laboral: Ús de Whatsapp personal amb finalitats professionals

Dels tres supòsits o situacions exposades, l’única que, a parer meu, justificaria l’ús del Whatsapp personal amb fins professionals, és la segona, és a dir, aquells casos en què l’empresa es comunica amb els seus treballadors o aquests amb la pròpia empresa.

En aquests supòsits, INCIBE ho explica molt bé: l’empresa ha d’obtenir el consentiment previ dels treballadors per utilitzar Whatsapp a aquest efecte (igual que si el mitjà fos el correu electrònic personal).

Tot i haver obtingut el consentiment, l’empresa ha de tenir en compte que, com que és un Whatsapp personal, perdrà el control de qualsevol contingut que comparteixi, fet que ho ha de tenir en compte abans de fer-ho.

El Whatsapp personal està allotjat al telèfon personal del treballador, per la qual cosa, tot el que se li enviï, certament, quedarà sota el seu control. És convenient, en aquest cas, que l’empresa valori redactar i aprovar una política BYOD o d’ús de dispositius personals amb fins professionals.

Comunicacions amb clients o leads

No hi ha dubte que la finalitat principal de Whatsapp Business és la comunicació amb clients o leads, per tant, aquesta pot ser una bona eina per a aquesta finalitat. En qualsevol cas, recorda que les normes de protecció de dades segueixen aplicant-se i, per tant:

a) Informa als clients que utilitzaràs aquest mitjà per comunicar-te amb ells.

b) Si no són clients i vols enviar-los comunicacions comercials, obtingues un consentiment específic per a aquest fi.

Compartir dades de tercers entre els treballadors de l’empresa

Whatsapp permet compartir qualsevol tipus d’informació, per la qual cosa, és realment senzill que, dos o més empleats, per facilitat, utilitzin aquesta aplicació amb aquesta finalitat. Des d’una captura de pantalla d’una fitxa d’un client (o d’un pacient) fins a fotos, vídeos o àudios on apareguin imatges o la veu de terceres persones (altres empleats, clients, etc.).

Aquest és, al meu entendre, on el risc per l’ús de Whatsapp és més gran. Això tampoc se soluciona amb Whatsapp Business:

Control de l’empresa: l’RGPD estableix clarament que l’empresa ha de controlar aquells dispositius i aplicacions que es facin servir per tractar (compartir, transmetre), dades de tercers. A més, l’empresa ha de poder auditar i gestionar els permisos dels usuaris amb accés a aquestes dades.

Whatsapp (personal) té la dificultat important que l’empresa perd el control del que es comparteix i de qui té accés a aquesta informació. Whatsapp Business no soluciona de manera eficient cap daquests problemes.

És important recordar com a regla general que l’empresa ha d’autoritzar als treballadors l’ús de Whatsapp (personal o Business) i que, si no ho ha fet, aquest ús està prohibit.

On són les dades?: Des del moment que es comparteixen dades per Whatsapp (personal o Business), el prestador del servei (Whatsapp o Facebook), es converteix en un encarregat del tractament sotmès a l’RGPD.

Això implica: (1) que cal signar, o almenys acceptar, un contracte amb les condicions de l’art. 28 de l’RGPD i (2) que si les dades s’allotgen fora de la UE, s’apliquen les normes i les regles de les transferències internacionals de dades. Les condicions i polítiques de privadesa de Whatsapp, sens dubte, no preveuen cap d’aquests punts.

Whatsapp a l’entorn laboral: Conclusions per a la teva empresa

a) Controla quines aplicacions es fan servir per comunicar-te amb els teus clients, leads o treballadors.

b) Controla com comparteixen els teus treballadors informació dels teus clients, pacients, etc.

c) Valora si l’ús de Whatsapp o aplicacions similars és necessari i, si ho és, redacta’n una Política d’Ús, on s’estableixin supòsits autoritzats d’ús i què fer si alguna cosa funciona malament.

Si tens dubtes sobre aquest o qualsevol altra tema, no dubtis en contactar-nos!

Informació sobre protecció de dades

Denominació social
LEGAL IT GLOBAL 2017, SLP
Finalitat
Prestar el servei.
Enviament del Boletí informatiu.
Legitimització
Compliment de la prestació de servei.
Consentiment.
Destinataris
Les teves dades no seran compartides amb cap tercer, excepte aquells proveïdors de serveis amb els que disposem d’un contracte de serveis vigent.
Drets
Pots accedir, rectificar o suprimir les dades, així com exercir els drets que s’esmenten en la nostra Política de Privacitat.
Més informació
Consulta la Política de Privacitat.