Dades personals en l’àmbit laboral a Andorra
La protecció de dades es troba regulada al Principat d’Andorra per la Llei 29/2021 i el seu reglament d’aplicació (decret 391/2021). L’agència de protecció de dades ha desenvolupat una guia per garantir el compliment del marc legal del Principat i promoure el tractament responsable i segur de les dades personals en l’àmbit laboral a Andorra.
La guia està destinada a tots els actors implicats en la relació laboral. A banda de salvaguardar els drets de privadesa de les persones i protecció de dades, també fa diverses recomanacions de principis fonamentals com la confidencialitat, el consentiment o la notificació de violació de seguretat.
La guia fa la diferència entre els diferents tipus de dades: quines es consideren dades personals, quines no i la seva subjecció al dret de protecció de dades. Per exemple, les dades personals de treballadors que l’identifiquin i no tinguin la consideració de dades professionals sí que es regiran per la normativa de protecció de dades. Les dades que s’utilitzen i tracten dins dels límits del context professional no estan sotmeses als mateixos requisits de privadesa que les dades personals, tot i que és imprescindible garantir-ne un bon ús.
L’ús de dades professionals s’ha de fer únicament per als propòsits professionals previstos i evitar-ne qualsevol ús no autoritzat o relacionat amb l’empresa.
La definició de tractament és molt àmplia i engloba qualsevol actuació duta a terme amb o sobre dades personals, on la seva simple recollida ja és un tractament de dades. La guia de l’Agència Andorrana de Protecció de Dades se centra en el tractament de dades en l’àmbit laboral que es dona amb motiu de la relació laboral establerta entre empresari i treballador, distingint el tractament que durà a terme l’empresa per raó de la seva activitat.
La guia de l’APDA deixa clar que el responsable del tractament ha de determinar les bases jurídiques més adequades per a cadascuna de les finalitats perseguides, adjuntant una taula orientativa d’identificació de la base legitimadora segons la finalitat.
En l’àmbit laboral, l’execució del contracte de treball i l’interès legítim són les bases jurídiques principals pel tractament de dades personals, i les dades han de ser adequades, pertinents i limitades per a la finalitat d’execució d’un contracte de treball.
Per tant, l’empresari té dret a conèixer les dades personals necessàries per al normal desenvolupament de la relació laboral, ja que les característiques de la relació laboral determinaran quines dades són necessàries. Cal recordar que les dades recollides no poden ser utilitzades per a finalitats diferents de les quals van motivar la recollida.
Tot i això, l’empresari ha d’informar als seus treballadors de forma clara quin és el tractament que està duent a terme. Aquest deure d’informació forma part del contingut essencial del dret a la protecció de dades i constitueix una garantia per l’interessat, ja que permet conèixer quines dades estan sent tractades, amb qui es comparteixen, els drets que té i com exercir-los: el dret d’oposició, dret d’accés, de rectificació i de supressió, el dret de limitació i el dret de la portabilitat.
En principi, la inclusió de clàusules informatives de protecció de dades als contractes de treball, o en un annex a aquest, és un mitjà adequat per complir amb el dret d’informació de les persones treballadores, sempre que les activitats de tractament preteses no es basin en el consentiment del treballador.
Dades personals en l’àmbit laboral a Andorra: processos de selecció
La guia de l’APDA fa referència també als aspectes claus a tenir en compte en els processos de selecció de personal. Els cinc punts principals són:
- La informació sobre el tractament de les seves dades.
- La base jurídica.
- Les dades personals que seran tractades.
- La informació sobre els drets dels candidats sobre el tractament de les seves dades.
- La confidencialitat del tractament: l’empresa només pot conservar les dades personals durant el termini del procés de selecció. Una vegada clos, les dades han de ser eliminades o bloquejades, impedint-ne un ús posterior.
Els treballadors o candidats no estan obligats a permetre la indagació de l’empresari als seus perfils de xarxes socials, ni durant el procés de selecció ni durant l’execució del contracte. Aquesta indagació només es justifica si està relacionada amb finalitats professionals.
En cas d’intervenció de tercers en el procés de selecció i contractació, aquests actuaran com a encarregats del tractament quan hagin subscrit prèviament un contracte amb l’empresa que cerca treballadors. Si no existeix contracte previ, aquest tercer serà considerat responsable del tractament de les dades del candidat.
Finalment, caldrà el consentiment de la persona candidata perquè el tercer cedeixi les seves dades a l’empresa contractant. També serà necessari el consentiment del treballador o candidat per la comunicació de les dades entre empreses d’un grup, ja que cada empresa té la seva pròpia identitat jurídica. Com sempre, és necessari l’existència d’un interès legítim.
Les relacions laborals poden estar subjectes a canvis sobrevinguts tant per part de l’ocupador com del treballador, aplicant-se els principis de minimització i de proporcionalitat en la gestió de recursos humans. L’empresari haurà de signar un contracte d’encàrrec de tractament sempre que confiïn la gestió de la relació laboral, els recursos humans o la gestió de la nòmina a assessories externes o empreses de gestió.
Dades personals en l’àmbit laboral a Andorra: dades sensibles i biomètriques
També es fa menció la videovigilància en el treball: aquesta està permesa, però les imatges de les càmeres no poden emprar-se per dur a terme un control de l’activitat dels treballadors.
Generalment, està prohibit el tractament de categories especials de dades personals, existint, però, circumstàncies específiques d’acord amb les disposicions de l’article 9.2 de la LQPD. Així i tot, cap empresa està legitimada per exigir al treballador/a que comuniqui dades personals com: l’afiliació sindical, la ideologia política, l’orientació sexual o les creences religioses, amb algunes excepcions.
En relació amb les dades biomètriques, s’ha de diferenciar entre la identificació i la verificació biomètrica. No existeix cap obligació legal i, en qualsevol cas, seria necessari l’equilibri entre la posició del treballador i de l’empresari i la proposició d’alternatives en cas d’oposició del treballador. En cap cas, està permesa la recollida forçosa de les dades. Per la recollida d’aquest tipus de dades, caldrà informar el treballador del tractament de les dades, de la seva protecció, emmagatzematge, seguretat i supressió.
El tractament de les dades de salut en el treball per a la prevenció de riscos laborals es justifica per l’existència d’una relació contractual entre l’empresari i el treballador. L’accés a la informació per part de l’empresari està restringit i, a la pràctica, es limita a determinar l’aptitud o ineptitud del treballador per al lloc de treball.
D’igual manera, la relació entre l’empresa i el servei de prevenció també implica el tractament de dades, encara que aquesta comunicació de dades del treballador no requereix el seu consentiment, ja que es tracta d’una obligació legal. En aquest cas, el servei de prevenció tindrà consideració d’encarregat de tractament.
Dades personals sobre la jornada laboral i l’extinció del contracte
El registre de la jornada laboral i la utilització d’eines de treball també suposa un tractament de dades, ja que permet identificar a una persona concreta. Per tant, també s’ha de tenir en compte el dret a la protecció de dades.
En el moment de l’extinció de la relació laboral, s’han de tenir en compte diferents consideracions, ja que la normativa de protecció de dades continua sent aplicable:
- La carta d’acomiadament conté dades personals i, per tant, s’han d’implementar les mesures de seguretat adequades.
- Un cop s’extingeix la relació laboral les dades s’han de bloquejar.
- És necessari el consentiment del treballador per conservar les seves dades per contactar amb ell en un futur o per compartir les dades amb un futur ocupador.
Garantir la total confidencialitat és la màxima importància de la gestió dels serveis de prevenció. En cas de canvi de proveïdor de servei de prevenció, hi ha d’haver una comunicació de les dades entre els diferents serveis, i la conservació de les dades per l’antic proveïdor es farà seguint les disposicions de la normativa laboral.
Katia Carneiro
Si necessiteu més informació sobre algun aspecte de la protecció de dades personals en l’àmbit laboral a Andorra, contacta amb nosaltres!:
Informació sobre protecció de dades
Denominació social
LEGAL IT GLOBAL 2017, SLP
Finalitat
Prestar el servei.
Enviament del Boletí informatiu.
Legitimització
Compliment de la prestació de servei.
Consentiment.
Destinataris
Les teves dades no seran compartides amb cap tercer, excepte aquells proveïdors de serveis amb els que disposem d’un contracte de serveis vigent.
Drets
Pots accedir, rectificar o suprimir les dades, així com exercir els drets que s’esmenten en la nostra Política de Privacitat.
Més informació
Consulta la Política de Privacitat.
