Fitxers: què i com s'inscriuen?

Una de les obligacions que la major part del món coneix quan se li parla de la LOPD, és el d’inscripció de fitxers. Efectivament els articles 20 i 26 de la LOPD regulen el deure inscriure els fitxers, tractant el primer dels articles de l’obligació que tenen les administracions públiques i en el segon, les entitats privades. En aquest article ens centrarem en les obligacions relacionades amb les entitats privades, com les empreses, tractant de resoldre alguna dels dubtes més recurrents.

Qui té l’obligació d’inscriure fitxers? Qualsevol empresa o empresari espanyol que tracti dades personals i que sigui considerat responsable del tractament, és a dir aquella empresa que hagi decidit crear el fitxer, juntament amb la finalitat a què es destinaran les dades recollides.

Quan tinc l’obligació d’inscriure un fitxer? L’obligació neix des del moment en què en el marc de l’activitat de l’empresa, es tracten dades de caràcter personal (dades de persones físiques), per molt mínimes que siguin aquestes dades: el simple nom o correu electrònic d’un client o treballador, fa que neixi aquesta obligació. El fet de disposar d’aquesta informació fa no solament que s’exigeixi inscriure el fitxer sinó que comporta que siguin també obligatòries la resta de mesures previstes en la normativa de protecció de dades.

Què ha d’inscriure’s? L’obligació s’estableix en relació a qualsevol dels tres actes següents relacionats amb el fitxer: creació, modificació o supressió. No sol haver-hi problemes en relació al concepte de creació o supressió d’un fitxer sent aquells moments en què s’elabora el fitxer per primera vegada o quan aquest es cancel·la definitivament. Més problemes sol dur el concepte de modificació i és que aquesta obligació no comporta la necessitat de comunicar a l’ AEPD qualsevol incorporació o supressió de noves dades en el nostre fitxer, sinó que consisteix a notificar qualsevol modificació en l’estructura bàsica del fitxer; és a dir si es demana un tipus de dada nova, es modifica la finalitat o per exemple, es canvia la forma de tractar les dades.

Fichero
Fichero

Quin tipus de fitxers s’inscriuen? S’inscriu qualsevol fitxer amb independència de si és manual o informàtic, sempre que es compleixi la definició de fitxer establerta en la LOPD “tot conjunt organitzat de dades de caràcter personal, qualsevol que anàs la forma o modalitat de la seva creació, emmagatzematge, organització i accés.

Quan ha d’inscriure’s? Malgrat que poques empreses ho fan, el deure inscripció neix amb anterioritat a l’efectiva creació, modificació o supressió del fitxer. És a dir primer es comunica l’acció concreta al Registre de l’AEPD i seguidament i una vegada el Registre resol, pot procedir-se internament.

Què passa si l’AEPD no contesta? Si en 30 dies no has rebut resposta, pots entendre que el fitxer està correctament inscrit.

Què passa sinó inscric els meus fitxers? La falta d’inscripció de fitxers constitueix una infracció lleu de la LOPD sent sancionable amb multes de 900 a 40.000 €.

Quin cost té inscriure els fitxers? Cap. La inscripció de fitxers és totalment gratuïta.

Com inscric els meus fitxers? L’AEPD disposa d’un sistema online per a la inscripció de la creació, modificació o supressió de fitxers; es tracta de l’anomenat sistema NOTA. L’esmentat sistema, 100% online, inclou a més fitxers preconfigurats per a aquells tractament de dades més comunes en les empreses i organitzacions: clients i proveïdors, recursos humans o videovigilància entre uns altres.

Ok ja he inscrit el meu fitxer compleixo ja amb la LOPD? Definitivament no; aquesta obligació és solament una de les que imposa la LOPD, encara que sigui una de les més conegudes i visibles. De fet qualsevol persona que vulgui pot consultar a la web de l’AEPD aquelles empreses que han inscrit fitxers, per la qual cosa és una forma senzilla de saber si aquesta obligació bàsica, que no única, s’està complint o no.

La legalitat de la teva empresa,
en les millors mans


93 540 43 32