Ficheros: ¿qué y cómo se inscriben?

Una de las obligaciones que la mayor parte del mundo conoce cuando se le habla de la LOPD, es el de inscripción de ficheros. Efectivamente los artículos 20 y 26 de la LOPD regulan el deber de inscribir los ficheros, tratando el primero de los artículos de la obligación que tienen las administraciones públicas y en el segundo, las entidades privadas. En este artículo nos centraremos en las obligaciones relacionadas con las entidades privadas, como las empresas, tratando de resolver alguna de las dudas más recurrentes.

¿Quién tiene la obligación de inscribir ficheros? 

Cualquier empresa o empresario español que trate datos personales y que sea considerado responsable del tratamiento, es decir aquella empresa que haya decidido crear el fichero, juntamente con la finalidad a qué se destinarán los datos recogidos.

¿Cuándo tengo la obligación de inscribir un fichero?

 La obligación nace desde el momento en que en el marco de la actividad de la empresa, se tratan datos de carácter personal (datos de personas físicas), por muy mínimos que sean dichos datos: el mero nombre o correo electrónico de un cliente o trabajador, hace que nazca esta obligación. El hecho de diponer de tal información hace no solamente que se exija inscribir el fichero sino que conlleva que sean también obligatorias el resto de medidas previstas en la normativa de protección de datos.

¿Qué debe inscribirse? 

La obligación se establece en relación a cualquiera de los tres actos siguientes relacionados con el fichero: creación, modificación o supresión. No suele haber problemas en relación al concepto de creación o supresión de un fichero siendo aquellos momentos en que se elabora el fichero por primera vez o cuándo este se cancela definitivamente. Más problemas suele llevar el concepto de modificación y es que esta obligación no conlleva la necesidad de comunicar a la AEPD cualquier incorporación o supresión de nuevos datos en nuestro fichero, sino que consiste en notificar cualquier modificación en la estructura básica del fichero; es decir si se pide un tipo de dato nuevo, se modifica la finalidad o por ejemplo, se cambia la forma de tratar los datos.

Ficheros
Ficheros

¿Qué tipo de ficheros se inscriben? 

Se inscribe cualquier fichero con independencia de si es manual o informático, siempre que se cumpla la definición de fichero establecida en la LOPD todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.”

¿Cuándo debe inscribirse? 

A pesar que pocas empresas lo hacen, el deber de inscripción nace con anterioridad a la efectiva creación, modificación o supresión del fichero. Es decir primero se comunica la acción concreta al Registro de la AEPD y seguidamente y una vez el Registro resuelve, puede procederse internamente.

¿Qué pasa si la AEPD no contesta? 

Si en 30 días no has recibido respuesta, puedes entender que el fichero está correctamente inscrito.

¿Qué pasa sino inscribo mis ficheros? 

La falta de inscripción de ficheros constituye una infracción leve de la LOPD siendo sancionable con multas de 900 a 40.000 €.

¿Qué coste tiene inscribir los ficheros? 

Ninguno. La inscripción de ficheros es totalmente gratuita.

¿Cómo inscribo mis ficheros? 

La AEPD dispone de un sistema online para la inscripción de la creación, modificación o supresión de ficheros; se trata del llamado sistema NOTA. El mencionado sistema, 100% online, incluye además ficheros preconfigurados para aquellos tratamiento de datos más comunes en las empresas y organizaciones: clientes y proveedores, recursos humanos o videovigilancia entre otros.

Ok ya he inscrito mi fichero ¿cumplo ya con la LOPD?

Definitivamente no; esta obligación es solo una de las que impone la LOPD, aunque sea una de las más conocidas y visibles. De hecho cualquier persona que quiera puede consultar en la web de la AEPD aquellas empresas que han inscrito ficheros, por lo que es una forma sencilla de saber si esta obligación básica, que no única, se está cumpliendo o no.

 

 

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